Nyligen slutade en kollega till mig och som en del av det tog jag över stora delar av hans tidigare ansvarsområde. Det gav mig också chansen att strukturera upp vårt gamla kontor på ett nytt sätt.
Struktur är spännande. Alla har sitt sätt att skapa struktur och det brukar fungera väldigt bra för den enskilda individen. Svårigheten uppstår när man behöver ta över en någon annans system och struktur.
Nya förutsättningar
För mig har det alltid varit lättare att skapa min egen struktur. Det var också det jag började göra. Delar av strukturen hade vi delat. Vi hade ett par olika kalkylark i Google där vi hade inventerat IT-utrustning på skolan men allt var byggt på enheternas serienummer och vår vilja att löpande uppdatera alla olika dokument.
Jag har länge haft iden att effektivisera processen mer. Och då primärt genom streckkoder eller QR-koder. Det hela har dock alltid fallit på att utrustningen i form av etikettskrivare och streckkodsläsare har varit för dyr. Att motivera inköp av detta utifrån det lilla användningsområdet har inte varit försvarbart.
Men med Amazons intåg i Sverige har detta förändrats. Plötsligt kunde jag få en bra etikettskrivare och handskanner för totalt 900:-. Så jag slog till.
Med all den tekniska utrustningen på plats var det dags att börja planera och skapa strukturen.
Skapa struktur
Det jag först behövde bestämma var om jag skulle ha en och samma streckkodsserie till alla enheter. Efter lite fundering kom jag fram till att skapa tre olika.
En för enhet såsom iPads och datorer, en för projektorer/tv-skärmar och en för all övrig utrustning. Övrig utrustning i detta fall kan vara allt från mikrofoner, adaptrar och kameror.
I ett Excelark skapade jag sedan en unik streckkod som jag kan göra löpande och skriva ut på etikettskrivaren.
Med allt detta på plats, och streckkoder utskrivna, var det dags att börja märka upp utrustning. Det var här jag stötte på patrull. Hur skulle jag använda mig att dessa streckkoder? Jag hade en Excelfil men det gör mig bunden till en dator. Dessutom ville jag att det skulle räcka med att skanna streckkoden för att få information om enheten. Jag behövde med andra ord ett system för att inventera all utrustning.
Fortsättning följer…
